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Sector
Políticas y controles para despachos, consultoras, auditoras y asesorías que gestionan información sensible de terceros y necesitan demostrar integridad ante sus clientes.
Riesgos del sector
Las firmas de servicios profesionales trabajan con información confidencial, representan intereses de terceros y, en ocasiones, actúan ante autoridades en nombre de sus clientes. Su principal activo es la confianza, y sus riesgos de cumplimiento suelen estar ligados a conflictos de interés, confidencialidad, protección de datos y conocimiento del cliente. Además, cada vez más clientes corporativos exigen a sus asesores cuestionarios de cumplimiento, políticas documentadas y compromisos contractuales específicos.
La prestación de servicios a clientes con intereses contrapuestos, las relaciones personales o económicas del equipo y la rotación entre sector público y privado requieren procedimientos de detección, registro y gestión.
Las firmas tratan datos personales y documentación reservada de clientes y terceros, lo que exige bases de legitimación adecuadas, control de accesos, contratos con proveedores y respuesta ante incidentes conforme a la legislación de cada país.
Determinados servicios, como la constitución de sociedades, la gestión de fondos o la asesoría en operaciones patrimoniales, pueden quedar sujetos a obligaciones de prevención del lavado de activos según el país y la actividad.
Cuando la firma tramita permisos, recursos o gestiones en nombre de clientes, necesita reglas claras sobre la relación con funcionarios, los pagos y los gastos reembolsables.
El uso de profesionales independientes, corresponsales y subcontratistas traslada riesgos de confidencialidad, calidad e integridad que deben cubrirse mediante selección, contratos y seguimiento.
El diagnóstico inicial identifica los riesgos concretos de su actividad y país.
Enfoque
Diagnóstico de los servicios que presta la firma para determinar qué obligaciones le son aplicables en cada país y cuáles son recomendaciones o buenas prácticas.
Código ético y políticas breves sobre conflictos de interés, confidencialidad, regalos y relación con autoridades, adaptadas al tamaño de la firma.
Procedimientos de aceptación de clientes y encargos proporcionales al riesgo, con registros que permitan acreditar la revisión realizada.
Formación práctica por roles y revisión periódica para mantener las políticas actualizadas y responder a los cuestionarios de cumplimiento de los clientes.
Servicios
Elaboramos un marco normativo interno claro y aplicable, que traduce los valores y obligaciones de su empresa en criterios de conducta y procedimientos operativos.
Evaluamos cómo su empresa trata los datos personales e implantamos las medidas organizativas y documentales necesarias según la legislación aplicable en cada país.
Diseñamos e implantamos un procedimiento proporcional para evaluar a clientes, proveedores, intermediarios y socios comerciales, con criterios de riesgo claros y evidencias de cada revisión.
Diseñamos e impartimos formación práctica en compliance, adaptada a los riesgos de su empresa y a las funciones de cada persona, con evaluación y registros que permiten acreditarla.
FAQ
¿Una firma pequeña necesita un sistema de compliance?
No necesita la estructura de una gran empresa, pero sí políticas básicas sobre conflictos de interés, confidencialidad y protección de datos, y un procedimiento sencillo de aceptación de clientes. Dimensionarlo al tamaño real de la firma es parte del trabajo.
¿Los despachos y consultoras están obligados en materia de lavado de activos?
Depende del país y del tipo de servicio. Algunas actividades profesionales pueden estar sujetas a obligaciones de prevención y otras no. Conviene analizarlo servicio por servicio antes de definir los controles.
¿Pueden ayudarnos a responder cuestionarios de cumplimiento de clientes?
Sí. Un sistema documentado permite responder a esos cuestionarios con políticas y evidencias reales, en lugar de declaraciones genéricas que luego resultan difíciles de acreditar.
Solicite un diagnóstico inicial para identificar las obligaciones y los riesgos de su firma y definir políticas proporcionadas a su tamaño y a los países en los que opera.
