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Servicio
Ponemos a disposición de su empresa un equipo especializado para desempeñar o apoyar la función de cumplimiento, siempre que la normativa del país lo permita y con una delimitación clara de responsabilidades.
Cliente objetivo
PYMES y empresas medianas que no justifican un responsable de cumplimiento a tiempo completo.
Empresas cuyo encargado interno de cumplimiento necesita apoyo técnico especializado.
Filiales de grupos internacionales sin estructura local de compliance.
Empresas en fase de implantación que necesitan dirigir el programa durante sus primeros ciclos.
El problema
Muchas empresas asignan la función de cumplimiento a una persona con otras responsabilidades y sin formación específica. El resultado es un programa sin seguimiento, con conflictos de interés y sin reportes útiles. Externalizar total o parcialmente la función puede ser una solución, pero exige analizar antes qué permite la normativa de cada país.
Encargado interno sin tiempo, recursos ni formación suficientes.
Conflictos de interés por acumular funciones operativas y de control.
Programa sin seguimiento continuo ni reportes al directorio.
Dudas sobre si la función puede externalizarse y con qué alcance.
Alcance
Antes de aceptar el encargo, analizamos si la normativa aplicable en el país y la actividad de la empresa permite externalizar la función, total o parcialmente, o si debe recaer en una persona interna.
Definimos por escrito qué funciones asume el equipo externo, cuáles conserva la empresa y cuáles corresponden al órgano de administración.
Según el modelo acordado: seguimiento de controles, gestión del calendario de compliance, actualización de riesgos y políticas, y atención de consultas.
Recepción y tramitación inicial de comunicaciones, cuando se incluya en el alcance y con garantías de confidencialidad.
Informes periódicos sobre el estado del programa, incidencias, riesgos y necesidades de recursos.
Proceso
01
Revisamos la normativa aplicable, la actividad de la empresa y el modelo de prevención vigente para determinar qué esquema es posible.
02
Proponemos una modalidad de externalización completa, de apoyo al encargado interno o mixta, con sus funciones y límites.
03
Documentamos el encargo, las responsabilidades de cada parte, las líneas de reporte y el acceso a la información.
04
Revisamos el estado del programa, fijamos el calendario anual y organizamos la información en Compliance360 PYME.
05
Desarrollamos las funciones acordadas y reportamos periódicamente al órgano de administración.
Entregables
Informe de viabilidad jurídica de la externalización en el país correspondiente.
Documento de delimitación de funciones y responsabilidades.
Calendario anual de actividades de cumplimiento.
Reportes periódicos al órgano de administración.
Registro de actuaciones y evidencias en Compliance360 PYME.
Evidencias
Documento de designación y delimitación de responsabilidades.
Registro de actuaciones, consultas y controles revisados.
Reportes periódicos al órgano de administración y actas de presentación.
Expedientes del canal de denuncias, cuando se incluya en el alcance.
Duración orientativa
Servicio de duración anual y renovable, precedido de un análisis de viabilidad que orientativamente toma entre 2 y 4 semanas.
Recurrencia
Servicio continuo con reporte periódico al órgano de administración y revisión anual del modelo de externalización y su alcance.
Responsabilidades
Delimitar responsabilidades desde el inicio es parte de un programa serio.
Analizar la viabilidad jurídica antes de aceptar el encargo.
Desempeñar con diligencia las funciones expresamente delimitadas.
Reportar de forma periódica e independiente al órgano de administración.
Mantener la confidencialidad y la trazabilidad de las actuaciones.
Designar formalmente la función conforme a la normativa aplicable y el modelo acordado.
Garantizar autonomía, recursos y acceso a la información y a las personas.
Mantener las responsabilidades que la ley atribuye al órgano de administración y a la dirección.
Ejecutar los controles y adoptar las decisiones y medidas disciplinarias que correspondan.
Asumir funciones cuya externalización no permita la normativa aplicable o que deban recaer en una persona interna.
Asumir las responsabilidades propias del órgano de administración o de la dirección.
Adoptar decisiones de gestión, comerciales o disciplinarias en nombre de la empresa.
Defensa o representación legal de la empresa ante autoridades o tribunales.
Participación local
Los requisitos sobre quién puede desempeñar la función de cumplimiento varían según el país y la actividad, en particular para sujetos obligados en prevención de lavado de activos. Cuando corresponda, el análisis de viabilidad se realiza con la participación de profesionales locales de la red de partners, que también pueden intervenir en la ejecución del servicio.
FAQ
¿Se puede externalizar la función de cumplimiento en cualquier país?
No necesariamente. La posibilidad de externalizar la función, total o parcialmente, depende de la normativa del país y de la actividad de la empresa. En algunos casos la ley exige requisitos específicos o que la función recaiga en una persona interna. Por eso el servicio comienza siempre con un análisis de viabilidad jurídica.
¿Qué responsabilidades conserva la empresa?
La empresa y su órgano de administración conservan las responsabilidades que la ley les atribuye, incluida la supervisión del modelo y la adopción de decisiones. El equipo externo asume solo las funciones delimitadas por escrito.
¿Pueden apoyar a nuestro encargado interno en lugar de sustituirlo?
Sí. Es una modalidad frecuente: la empresa mantiene un encargado interno y nuestro equipo aporta soporte técnico, metodológico y de seguimiento.
¿Sirve para la función de oficial de cumplimiento en prevención de lavado de activos?
Solo si la normativa y el supervisor aplicables lo permiten, y en los términos que establezcan. En muchos casos esta figura tiene requisitos específicos, por lo que lo analizamos caso por caso.
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Solicite un diagnóstico inicial y evaluaremos las opciones de externalización o apoyo que permite la normativa de su país.
