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Servicio
Acompañamos a su empresa durante todo el año para que el programa de compliance se mantenga actualizado, se aplique de forma efectiva y genere las evidencias necesarias.
Cliente objetivo
Empresas que ya han implantado un modelo de prevención o programa de compliance.
PYMES sin un equipo interno dedicado que necesitan apoyo continuo y estructurado.
Encargados de cumplimiento que requieren soporte técnico y metodológico recurrente.
Empresas que operan en varios países y necesitan seguimiento coordinado de sus obligaciones.
El problema
Tras la implantación, el día a día desplaza al compliance: los controles se aplican de forma irregular, las evidencias no se archivan y los cambios normativos no llegan a las políticas. Cuando se necesita demostrar el funcionamiento del programa, la información no está disponible.
Cambios normativos que no se trasladan a políticas y controles.
Tareas periódicas sin calendario ni responsables claros.
Evidencias dispersas en correos y carpetas.
Formación que no se repite ni se actualiza.
Reportes al directorio irregulares o inexistentes.
Alcance
Planificación de tareas, controles, revisiones, formaciones y reportes con responsables y fechas.
Seguimiento de cambios normativos relevantes en los países de operación y evaluación de su impacto en el programa.
Revisión periódica de la ejecución de controles y organización de evidencias en Compliance360 PYME.
Revisión anual del mapa de riesgos y actualización de las políticas y procedimientos que lo requieran.
Acciones formativas de refuerzo y formación inicial para nuevas incorporaciones, según el plan acordado.
Consultas del encargado de cumplimiento, apoyo en la gestión de incidencias y preparación de reportes periódicos al órgano de administración.
Proceso
01
Evaluamos el estado actual del programa y acordamos prioridades y el alcance del servicio.
02
Definimos el calendario de tareas, controles, formaciones y reportes en Compliance360 PYME.
03
Mantenemos reuniones de seguimiento, revisamos evidencias y alertamos sobre tareas pendientes.
04
Incorporamos cambios normativos, ajustamos controles y actualizamos la documentación.
05
Elaboramos un informe anual del estado del programa y proponemos las prioridades del siguiente periodo.
Entregables
Calendario anual de compliance con responsables.
Boletines o notas de actualización normativa aplicables a la empresa.
Documentación actualizada: mapa de riesgos, políticas y procedimientos.
Registro organizado de evidencias en Compliance360 PYME.
Reportes periódicos para el órgano de administración.
Informe anual del estado del programa y plan de mejora.
Evidencias
Calendario de tareas con estado de cumplimiento.
Registros de ejecución de controles y revisiones.
Versiones fechadas de políticas y documentos actualizados.
Reportes al órgano de administración y actas de seguimiento.
Registros de formación del periodo.
Duración orientativa
Servicio de duración anual y renovable, con una frecuencia de seguimiento acordada según el tamaño y la complejidad de la empresa.
Recurrencia
Servicio anual y renovable, con reuniones y revisiones periódicas según la frecuencia acordada en la propuesta.
Responsabilidades
Delimitar responsabilidades desde el inicio es parte de un programa serio.
Planificar y hacer seguimiento del calendario de compliance.
Informar de cambios normativos relevantes y proponer adaptaciones.
Actualizar la documentación incluida en el alcance.
Preparar reportes periódicos y el informe anual.
Mantener un encargado de cumplimiento o interlocutor interno con tiempo asignado.
Ejecutar los controles y aportar las evidencias en los plazos acordados.
Informar de cambios en la actividad, estructura, incidentes o denuncias.
Aprobar las actualizaciones y adoptar las decisiones que correspondan.
Diseño de nuevos modelos o programas para nuevas áreas o países, salvo ampliación del alcance.
Investigaciones internas, defensa o representación ante autoridades.
Asumir la función de encargado u oficial de cumplimiento, que se contrata como servicio específico.
Auditoría o revisión independiente del sistema, que se recomienda realizar por separado.
Participación local
El seguimiento normativo se organiza por país. Cuando corresponda, participan profesionales locales de la red de partners para revisar cambios legislativos, criterios de las autoridades y práctica local que puedan afectar al programa.
FAQ
¿Pueden mantener un programa implantado por otra firma?
Sí. Comenzamos con una revisión de partida para conocer el estado del programa y, si es necesario, proponemos ajustes antes de iniciar el mantenimiento.
¿El mantenimiento incluye formación?
Puede incluirla. El número y tipo de acciones formativas se define en la propuesta según las necesidades de la empresa.
¿Qué papel tiene Compliance360 PYME?
Es nuestra plataforma para organizar tareas, documentos, evidencias y seguimiento. Permite que la empresa y nuestro equipo trabajen sobre la misma información y mantengan la trazabilidad del programa.
¿El mantenimiento garantiza el cumplimiento?
No. El mantenimiento ayuda a que el programa se mantenga actualizado y a disponer de evidencias de su funcionamiento, pero la aplicación efectiva de los controles depende también de la empresa.
Servicios relacionados
Evaluamos si su modelo de prevención o programa de compliance está bien diseñado, efectivamente implantado y funciona en la práctica, y le entregamos un plan de acción priorizado.
Diseñamos e impartimos formación práctica en compliance, adaptada a los riesgos de su empresa y a las funciones de cada persona, con evaluación y registros que permiten acreditarla.
Ponemos a disposición de su empresa un equipo especializado para desempeñar o apoyar la función de cumplimiento, siempre que la normativa del país lo permita y con una delimitación clara de responsabilidades.
Solicite un diagnóstico inicial y le propondremos un plan de mantenimiento ajustado a su empresa y sus países de operación.
