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Servicio
Diseñamos e implantamos un procedimiento proporcional para evaluar a clientes, proveedores, intermediarios y socios comerciales, con criterios de riesgo claros y evidencias de cada revisión.
Cliente objetivo
Empresas que trabajan con intermediarios, agentes comerciales o distribuidores.
Empresas que contratan con el sector público o se relacionan con funcionarios de forma habitual.
PYMES y empresas medianas con cadenas de suministro amplias o proveedores en varios países.
Empresas que deben acreditar ante clientes o socios que evalúan a sus terceros.
Sujetos obligados en materia de prevención de lavado de activos que necesitan ordenar sus procesos de conocimiento del cliente.
El problema
Intermediarios, proveedores y socios pueden exponer a la empresa a riesgos de corrupción, lavado de activos, sanciones o daño reputacional. Sin un procedimiento definido, las revisiones son irregulares, dependen de cada área y no dejan constancia de lo que se verificó.
Alta de terceros sin criterios de riesgo ni verificaciones mínimas.
Revisiones distintas en cada área y sin registro centralizado.
Contratos sin cláusulas de compliance ni derecho de auditoría o terminación.
Ausencia de revisiones periódicas tras el alta inicial.
Dificultad para demostrar diligencia ante clientes, bancos o autoridades.
Alcance
Identificación de las categorías de terceros y su segmentación por tipo de relación, país, sector e interacción con el sector público.
Definición de factores de riesgo y niveles de diligencia simplificada, estándar o reforzada, proporcionales a la exposición real.
Diseño de cuestionarios, declaraciones y verificaciones en fuentes públicas y listas relevantes según el nivel de riesgo.
Propuesta de cláusulas de cumplimiento, anticorrupción, protección de datos y terminación para incorporar en los contratos.
Circuito de aprobación, escalamiento de alertas, revisiones periódicas y registro de decisiones.
Aplicación inicial del procedimiento a un grupo acotado de terceros críticos, cuando se incluya en el alcance.
Proceso
01
Revisamos cómo se incorporan hoy los terceros, qué información se solicita y quién decide.
02
Definimos categorías, factores de riesgo, niveles de diligencia y umbrales de escalamiento.
03
Preparamos procedimiento, cuestionarios, declaraciones, cláusulas contractuales y formatos de informe.
04
Aplicamos el procedimiento a terceros prioritarios y ajustamos los criterios según los resultados.
05
Organizamos expedientes, alertas y renovaciones en Compliance360 PYME para mantener la trazabilidad.
Entregables
Procedimiento de due diligence de terceros.
Matriz de riesgo y criterios de clasificación.
Cuestionarios y declaraciones por tipo de tercero.
Modelo de cláusulas contractuales de cumplimiento.
Formato de informe y registro de decisiones.
Informe de resultados del piloto sobre terceros prioritarios, si se incluye.
Evidencias
Expediente por tercero con cuestionario, verificaciones y clasificación de riesgo.
Registro de aprobaciones, condiciones y alertas escaladas.
Contratos con cláusulas de cumplimiento incorporadas.
Registro de revisiones periódicas y actualizaciones.
Registros de formación de las áreas implicadas.
Duración orientativa
Orientativamente, entre 4 y 8 semanas para diseñar e implantar el procedimiento. La revisión de terceros concretos se presupuesta según su número y nivel de riesgo.
Recurrencia
Los terceros se revisan periódicamente según su nivel de riesgo, y la metodología se actualiza al menos una vez al año o ante cambios relevantes en la actividad o la normativa.
Responsabilidades
Delimitar responsabilidades desde el inicio es parte de un programa serio.
Diseñar la metodología, el procedimiento y las herramientas de evaluación.
Acompañar el piloto y ajustar los criterios.
Organizar expedientes y evidencias en Compliance360 PYME.
Formar a las áreas que gestionan la relación con terceros.
Facilitar el inventario de terceros y la información sobre las relaciones comerciales.
Designar responsables de aprobación y seguimiento.
Incorporar las cláusulas en los contratos y solicitar la información a los terceros.
Adoptar las decisiones finales sobre contratar, condicionar o no continuar la relación.
Investigaciones forenses o de inteligencia corporativa, salvo contratación específica.
Garantía sobre la veracidad de la información aportada por los terceros.
Suscripción o costo de bases de datos y herramientas de verificación de pago.
Decisiones comerciales sobre la contratación, que corresponden a la empresa.
Participación local
Las fuentes públicas, registros y obligaciones de conocimiento del cliente varían en cada país. Cuando corresponda, participan profesionales locales de la red de partners para validar fuentes de verificación, cláusulas contractuales y requisitos específicos de la jurisdicción.
FAQ
¿Hay que evaluar a todos los terceros con la misma profundidad?
No. El enfoque es proporcional: los terceros de bajo riesgo reciben una revisión simplificada y los de mayor exposición, como intermediarios que se relacionan con funcionarios, una revisión reforzada.
¿Es una obligación legal?
Depende del país y de la actividad. Para sujetos obligados en prevención de lavado de activos, las medidas de conocimiento del cliente son exigibles. En otros casos, la debida diligencia de terceros es una medida recomendable dentro de un modelo de prevención o programa de compliance.
¿Se relaciona con ISO 37001?
ISO 37001 es una norma internacional voluntaria sobre sistemas de gestión antisoborno que incluye la debida diligencia como control. Puede utilizarse como referencia metodológica, pero no es una exigencia legal ni emitimos certificaciones.
¿Pueden revisar ustedes a nuestros terceros?
Sí, como servicio adicional podemos realizar revisiones de terceros concretos. La decisión final sobre la relación comercial siempre corresponde a su empresa.
Servicios relacionados
Ayudamos a su empresa a prevenir y detectar riesgos de corrupción y soborno en su relación con funcionarios, clientes, proveedores e intermediarios, con controles proporcionales y verificables.
Apoyamos a los sujetos obligados en el diseño, la implantación y la revisión de sus sistemas de prevención LA/FT, conforme a la normativa y a las instrucciones del supervisor de cada país.
Identificamos, valoramos y priorizamos los riesgos de cumplimiento vinculados a la actividad real de su empresa, para que los controles se concentren donde son necesarios.
Solicite un diagnóstico inicial y le propondremos un procedimiento de due diligence proporcional a su actividad y sus riesgos.
