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Servicio
Diseñamos canales de denuncias accesibles y confiables, con procedimientos de recepción, investigación y respuesta que protegen a las personas informantes y generan trazabilidad.
Cliente objetivo
Empresas que implantan un modelo de prevención de delitos o un programa de compliance.
Empresas que cuentan con un canal de denuncias pero sin protocolo de gestión ni investigación.
Organizaciones que deben atender exigencias locales sobre denuncias laborales, de integridad o de otra naturaleza.
Grupos que necesitan coordinar canales entre filiales de distintos países.
El problema
Disponer de un correo o formulario no basta. Si las personas no confían en la confidencialidad, si no existe un procedimiento claro o si las denuncias no se investigan y resuelven con garantías, el canal pierde utilidad y puede generar nuevos riesgos.
Canales poco conocidos o de difícil acceso.
Falta de garantías de confidencialidad y de protección frente a represalias.
Ausencia de criterios de admisión, investigación y resolución.
Conflictos de interés en quienes gestionan las denuncias.
Registros incompletos que no permiten acreditar la gestión realizada.
Alcance
Definición de vías de comunicación, personas que pueden utilizarlo, materias que abarca y opciones de confidencialidad o anonimato según el marco aplicable.
Recepción, registro, admisión, plazos, comunicación con la persona informante y cierre.
Protocolo de investigación con garantías, roles, independencia y documentación de actuaciones.
Medidas de confidencialidad, prohibición de represalias y protección de las personas afectadas.
Tratamiento de la información personal conforme a la legislación aplicable en cada país.
Difusión del canal y formación de las personas que lo gestionan.
Proceso
01
Se identifican las exigencias legales aplicables y las necesidades de la empresa.
02
Se define el modelo de canal, sus vías de acceso y su gobierno.
03
Se redactan la política del canal y los procedimientos de gestión e investigación.
04
Se habilita el canal, se comunica internamente y se forma a las personas gestoras.
05
Se registran las comunicaciones y actuaciones y se revisa periódicamente el funcionamiento del canal.
Entregables
Política del canal de denuncias.
Procedimiento de gestión de comunicaciones.
Protocolo de investigaciones internas.
Medidas de protección de informantes y personas afectadas.
Materiales de comunicación y difusión del canal.
Modelo de registro e informe periódico de gestión.
Evidencias
Política y procedimiento aprobados y publicados internamente.
Registro de comunicaciones recibidas, con trazabilidad de su gestión.
Expedientes de investigación documentados.
Informes periódicos a la dirección sobre el funcionamiento del canal.
Constancias de difusión y formación.
Duración orientativa
Entre 3 y 6 semanas, según el alcance, el número de sociedades y los requisitos locales.
Recurrencia
La implantación es puntual; la gestión del canal es continua y su funcionamiento se recomienda revisar al menos una vez al año.
Responsabilidades
Delimitar responsabilidades desde el inicio es parte de un programa serio.
Diseñar el canal y los protocolos conforme al marco aplicable.
Redactar la documentación y los materiales de comunicación.
Formar a las personas responsables de la gestión.
Asesorar en la gestión de comunicaciones cuando así se acuerde.
Aprobar la política y designar a los responsables de la gestión.
Habilitar las vías de comunicación y asegurar su disponibilidad.
Gestionar las comunicaciones con confidencialidad y en plazo.
Garantizar la ausencia de represalias.
No incluye la investigación de denuncias concretas, salvo contratación específica.
No incluye el suministro de software de terceros, salvo acuerdo expreso.
No incluye la representación jurídica en procedimientos derivados de las denuncias.
No sustituye las obligaciones de comunicación a autoridades que puedan corresponder a la empresa.
Participación local
Cuando corresponda, el trabajo se desarrolla con la participación de profesionales locales de la red de partners de Compliance360, que aportan conocimiento del marco jurídico y de la práctica de cada país. Su participación es relevante para ajustar el canal a las exigencias locales en materia de denuncias, protección de informantes, derecho laboral y protección de datos.
FAQ
¿Es obligatorio tener un canal de denuncias?
Depende del país, del sector y del marco aplicable. En algunos regímenes de prevención de delitos o de ética empresarial los canales de denuncia forman parte de los elementos previstos, y ciertas normas laborales exigen procedimientos de denuncia específicos. Lo identificamos en cada caso.
¿Las denuncias pueden ser anónimas?
Depende de la normativa aplicable y del diseño del canal. En todo caso, se deben garantizar la confidencialidad de la identidad de la persona informante y la protección frente a represalias.
¿Quién debe gestionar el canal?
Una persona o función con independencia y sin conflictos de interés. Puede ser interna o contar con apoyo externo, según el tamaño y los recursos de la empresa.
¿Pueden usarlo proveedores y clientes?
Sí, si así se define en su alcance. Abrir el canal a terceros es una práctica habitual y recomendable en muchos programas de cumplimiento.
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